電子發票變革下的“雙向奔赴”

對于不少企業來說，電子檔案系統既陌生又熟悉。由于無關宏旨，它的使用、升級并不像ERP、CRM等核心業務系統一樣被企業所重視，所以即使是應用，也只猶如網盤工具一般，幫助企業存儲文件和數據，而沒有體現數據標準化應用的價值。

2015年，隨著《會計檔案管理辦法》的修訂，單位內部形成的、外部接收到的原文件為電子的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。自此便開始了檔案電子化的新變革。

在政府的帶領下，從2015年至今，關于電子檔案的管理方法、電子檔案管理系統的功能、電子會計文件的試點及法律效力研究，是產業界一直孵化和摸索的方向。直到2020年，財政部、國家檔案局發布《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，讓來源合法、真實的電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力。這個“里程碑”事件不僅提速了電子檔案的發展步伐，也讓它真正成為企業數智化轉型的“終章”。

搭乘政策東風，用友稅務云從2016年開始便加大對電子會計檔案的投入，并嚴格按照國家檔案局驗收標準進行產品研發，以此構建出電子發票電子化報銷、入賬、歸檔一體化解決方案，滿足企業從電子發票受票到歸檔、查詢方面的迫切訴求。

用友網絡稅務云及電子檔案產品部總經理宋艷果表示，用友電子檔案管理以數字化戰略和國家政策為指導，以“數據是資產”理解為基礎，以創新技術為工具，以變革管理方式為支撐，重新定義企業會計檔案管理價值，使企業更好地實現財務和數據資產價值管理，具備更敏銳的業務洞察能力，是實現企業數字化轉型的“標配”。

其實，這樣說也不無道理。

首先，2020年8月，用友被國家檔案局列入《電子會計檔案管理規范》的承擔單位之一。作為參與修訂的唯一一家民營企業，這不僅證明了用友在電子會計檔案管理領域的專業能力和強大實力，同時也詮釋了用友從政策解讀到規范的深度參與，從規劃藍圖到落地的實際產品，都具備較深的政策理解和轉化，是市場上極少數兼具政策理論和實操的服務商。

其次，用友電子會計檔案不僅可以幫助企業建立安全、規范的電子會計檔案“單套制”管理流程，確保歸檔電子資料的真實、完整、可用和安全，真正落地“無紙化”辦公，同時通過與財務、業務系統對接，建立匹配自身發展的業財稅金檔一體化管理體系，真正打通企業數智化轉型“最后一公里”，以應對未來的管理變革趨勢。

單套制管理

稅務云事業部咨詢顧問張艷超表示，獨立的電子檔案系統僅僅解決了企業存檔數據標準化問題，發揮的能力確實有限。但是，用友電子檔案提供的業財稅金檔一體化服務，讓全業務鏈數據發揮融合數據價值，正在成為企業管理創新、數據資產變現的重要紐帶。

第三，隨著應用的逐步深入，電子檔案解決的不只是歸檔管理的問題，而是數據管理、數據應用的問題。如果將電子檔案看作是企業的大數據中心，那么如何挖掘檔案的數據價值，讓數據“活”起來，從而賦能管理、賦能業務是用友領先于市場的關鍵要素。在激活數據資產價值方面，用友稅務云進行了不少實踐。

比如，碧桂園集團先后構建了電子會計檔案和電子稅務檔案，實現了與財務系統的互通互聯。更重要的是，他們以電子檔案系統為支撐，構建了基于財務大數據的數據分析平臺。通過數據分析和挖掘，業務人員不但可以快速直觀抽取數據，為管理者清晰展示，而且還可以以財務視角審視企業管理和運營能力，為管理層高效決策提供數據支持，助力企業戰略落地，實現轉型升級。

但是，隨著業務的持續發展，電子檔案數據庫存儲量會持續增長。如果按以年計算，有些企業每年會產生千萬甚至上億級的數據量。那么，用友電子檔案系統是否能夠在技術與應用間實現平衡，達到性價比和用戶體驗最優呢？

據了解，用友電子檔案采用可擴展的分布式對象存儲解決方案，在確保穩定高效安全的數據存儲同時，為后續的數據分析環節提供穩固的支持。

稅務云及電子檔案產品部李寧認為，數據的存在價值，在于其被使用的程度，即被查詢或更新的頻率。用友結合企業電子檔案管理的實際場景，對存檔數據切割，進行冷熱分離。

“對于一些冷數據，我們將它隔離出去做集中存儲。而針對于目前最活躍的數據，比如被頻繁查詢、更新或對訪問響應時間要求很高的熱數據，我們進行單獨存儲，以保持一個穩定的數量級，保障數據被高效處理?！彼f。

這樣一來，用友稅務云不僅解決了電子檔案數據存儲和使用的交互難題，而且幫助企業控制成本、簡化整體復雜性，在提高用戶體驗的基礎上，為數據分析與挖掘提供支撐。

這些年，憑借出色的產品和優質的服務能力，用友稅務云已經服務了千余家行業客戶，包含房地產、金融、能源、制造、煙草等，其中絕大部分為各行業的龍頭企業。

為了推行專票電子化落地，將過往多年的積累轉化為實踐，形成更大規模的社會效應，2021年2月，國家稅務總局、國家檔案局、財政部、商務部等四部委聯合發布了《關于進一步擴大增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》。

其中，用友稅務云作為市場上的龍頭品牌、用友電子檔案作為行業的拳頭產品，本著規范電子發票業務流程、強化管控、降本增效的目標，在此次試點中用友承擔了最大份額的試點承建落地。這些項目遍布北京、天津、浙江、福建、山東、山西、甘肅、遼寧、安徽等二十多個省市，覆蓋了眾多行業的先鋒企事業單位，如北京市自來水集團、綠城中國、陜西省藥品監督管理局、遼寧省檔案館等?？梢哉f用友電子檔案不僅是這些企業的共同選擇，也成為他們財稅數智化轉型路上的“標配”。

宋艷果認為，試點工作猶如一陣強心劑，不但為即將爆發的市場注入了新的活力，而且讓更多的企業和行政事業單位開始重視電子檔案的建設。隨著項目的持續推進，越來越多的國企、央企逐漸認識到電子檔案的業務創新價值和管理變革價值，由此成為用友電子檔案的追隨者。

目前，用友稅務云已經協助近百家企業完成了“增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔”試點項目，不僅實現了百分百的驗收，而且得到了各地政府、檔案局的高度評價。同時，在國企、央企的帶動下，越來越多的民營企業也開始加強電子檔案的建設，比如上海徐家匯商城、北京同城旅業等，讓電子檔案真正惠及千行百業，成為企業數智化轉型的根基。

在數智化轉型過程中，敏態業務往往意味著某一項創新業務的塑造。因此，場景化就成為敏捷商業創新的一種行業共識性判斷，也將成為產業的發展方向。

因此，在場景化應用模式下，用友稅務云使能企業財稅業務創新，是場景化應用最為典型的領域之一。張艷超提到，這些年用友電子會計檔案系統與企業的實際應用場景相結合，打造了眾多場景化模型。

比如，在美的置業集團構建電子會計檔案的進程中，由于涉及到慧銷售、成本系統、招采系統、SRM、資金系統等19大系統的對接，為了確保交圈交付質量和正常的對接進度，用友構建了歸檔中臺。借助它與前端業務系統做整體對接，對各類單據做統一的共性抽離和預置，實現歸檔的統一標準化，解決了多異構系統的集成難題。

又如，針對于大型集團企業，面對內部審計或第三方審計，每年都需要耗費大量的精力去準備數據。借助于用友電子會計檔案，集團企業數據進行集中電子化管理，在評估審計風險、確定審計重點時只需要在系統中獲取數據，經過量化分析后就可進行下一步的審計程序。這樣做不僅提高了審計效率，同時也大幅降低了審計成本。

據了解，碧桂園集團就是借助于用友電子會計檔案系統，以憑證為主體，以單據、憑證附件為二級目錄，以單據附件為三級目錄，實現憑證、單據及其附件的聯查，最大化方便財務、審計人員使用，解決核算系統聯查不方便等問題。

由此可見，打造高附加值的電子檔案場景化應用是服務商能力的重要體現。用友稅務云以用友BIP中臺化、微服務化、AI等技術能力為支撐，快速產生豐富的電子檔案場景化服務,并應用到具體業務場景中,反哺企業管理和戰略決策。